Enrichir la BDN

En avril 2018, les Archives diplomatiques ont engagé une réflexion et arrêté des décisions sur la répartition des fonds et collections entre ses deux principaux portails de diffusion et de valorisation : la Bibliothèque diplomatique numérique et le portail Inventaires et archives en ligne.

Plusieurs collections ont été désignées comme étant éligibles à une mise en ligne sur la BDN :

• imprimés et manuscrits des bibliothèques (La Courneuve et Nantes)
• publications officielles (conférences internationales, Société des Nations,…) 
• imprimés conservés sous des cotes de fonds d’archives (lorsqu’il s’agit de documentation isolée)
• cartes (parfois reliées) n’étant pas intégrées dans un dossier d’archives
• menus
• acquisitions extraordinaires
• manuscrits correspondant à des monographies, parfois publiées, figurant dans la collection Mémoires et Documents
• certains fonds d’archives privées

La numérisation du patrimoine écrit et graphique permet d'atteindre un double objectif de conservation et de diffusion. En substituant la reproduction électronique à la consultation du document original en salle de lecture, elle garantit la préservation des documents contre les risques qu’occasionne toute manipulation. Elle autorise aussi sa plus large diffusion et permet d’en valoriser le contenu en le faisant connaître.

Aux Archives diplomatiques, la reproduction des documents a commencé dans les années 1970 avec la mise en place de campagnes annuelles de microfilmage, qui ont porté en priorité :

• sur les volumes de correspondances les plus anciens
• sur certains fonds contemporains, tels ceux relatifs aux deux guerres mondiales

Ce travail régulier a abouti, pour les archives de l’administration centrale, à la constitution d’un fonds de près de 20 000 microfilms 35 mm, dont chacun reproduit un ou plusieurs volumes, dossiers ou cartons d’archives. Depuis la fin des années 2000, le microfilmage a été supplanté par la numérisation, réalisée au moyen de scanneurs spécialisés. 

Depuis 2009, les bibliothèques des Archives diplomatiques ont développé plusieurs filières de numérisation :

• atelier de reproduction du centre des Archives diplomatiques de La Courneuve (documents les plus précieux et les plus fragiles)
• Bibliothèque nationale de France (BnF) dans le cadre d’une convention de coopération numérique signée avec cet établissement
• ateliers extérieurs (en fonction de la nature des corpus concernés et de la capacité de la BnF d’accueillir de nouveaux travaux)

Tous les documents numérisés sont accessibles sur la bibliothèque numérique Gallica.

En 2009, les Archives diplomatiques lancent un partenariat numérique avec la BnF. Il concerne initialement ses bibliothèques de La Courneuve et de Nantes. Cette coopération est contractualisée en juillet 2010 puis en novembre 2011 par la signature de deux conventions : l’une de pôle associé documentaire et l’autre de coopération numérique. À plusieurs reprises, ces conventions sont renouvelées : la première, le 12 mars 2018 puis le 25 novembre 2020 et la seconde, le 24 juillet 2015 puis le 29 août 2018.

Après concertation entre les établissements, la sélection des corpus à numériser privilégie les collections d’ouvrages publiés par le ministère de l’Europe et des Affaires étrangères (MEAE), les titres en rapport avec la diplomatie, le premier conflit mondial, les relations internationales pendant l’entre-deux-guerres, les colonies et les territoires sous mandat ou protectorat. En 2023, par trains de numérisation successifs, la BnF a contribué à numériser et à mettre en ligne sur Gallica 422 000 pages de publications conservées aux Archives diplomatiques.

La bibliothèque du centre des Archives diplomatiques de La Courneuve confie à l'atelier interne des manuscrits, des recueils d’illustrations, des éditions de textes diplomatiques, des documents emblématiques. La fragilité et le caractère remarquables des oeuvres orientent les sélections.

Depuis 2012, les bibliothèques des Archives diplomatiques négocient plusieurs prestations de numérisation auprès d’ateliers extérieurs. Cela permet d’engager la reproduction de corpus de publications officielles étrangères, des séries récentes de la collection des documents diplomatiques français (DDF), de la presse étrangère, des publications en série volumineuses ne pouvant être confiées en intégralité aux chaînes de numérisation de la BnF.

À compter de 2018, en complément des travaux de reproduction, la BDN s’enrichit aussi avec les œuvres, conservées par la BnF et ses partenaires, mises en ligne sur Gallica et ayant un rapport avec ses huit ensembles documentaires. En 2023, les différents requêtages exécutés dans Gallica ont permis ainsi de sélectionner 12 744 titres (soit 227 709 documents).

La Bibliothèque diplomatique numérique ne cesse de s'accroître au fil des travaux de numérisation et de sélection. Lors de son lancement, le 12 mars 2018, elle donnait à voir 2641 titres (représentant 162 123 documents). En novembre 2020, on pouvait y trouver 5155 titres (180 616 documents). Au 1^er janvier 2023, elle permet d’accéder à 13 368 titres (255 801 documents). 482 titres (17 481 documents) ont comme établissement de conservation le ministère de l’Europe et des Affaires étrangères.